要チェック!就活でメールを送るときのマナーとは?

2022年11月6日 更新

理系学生の就職活動の中で人事とのやり取りでよく使われるのがメールです。
ビジネス用のメールを作成した経験がなく、敬語表現やメール上のマナーに苦手意識を持っている理系学生の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、企業にメールやチャットを送る際の文章構成や注意点についてお伝えします。
注意点を踏まえて文章を作ることで、良い印象を与えられるようにしましょう。

就活でメールをするタイミング

まず最初に、就活で企業にメールを送るタイミングについてお伝えします。
企業によって主に使う連絡手段は異なりますが、緊急度が高い要件の場合は電話を使い、それ以外の場合は基本的にメールやマイページ上のチャットを使用しましょう。

電話は現在の作業を中断して対応しなくてはならないので、メールと電話を上手く使い分けるようにしましょう。

選考の日程調整

就活で最もメールを使うのが選考の日程調整です。
企業から日程の候補が送られてきて、その中から日時を選択する場合もあれば、学生側から日程の候補を送り、企業側が調整を行う場合もあります。
マイページで日程調整を行う場合は、学生からメッセージを送る必要が無いケースが大半です。

選考結果の連絡

選考結果の通知は次回選考の案内と共にメールで送られてくることが多いです。
次回選考の案内がない場合は返信は必須ではありませんが、お礼を伝えることで丁寧な印象を与えられることがあります。

問い合わせ

問い合わせをする際には学生側から企業に連絡を取る必要があります。
マイページ上にお問い合わせ用のチャットがある場合を除いて、メールでやり取りをすることがほとんどです。

当たり前なことを何度も問い合わせることは良くありませんが、どうしても社員との面談がしたい場合やどうしても確認しておきたい内容がある場合には、むしろ積極的に連絡をしても大丈夫です。

メールするのがとても大きなことに感じるかもしれませんが、社会人はメールの対応が日常的なことなので、一学生から来たメールにも真摯に対応してくれるはずです。
誠意は忘れずに、物怖じせず、メールをうまく使いましょう。

メールを書くときの注意点

続いて、就活でメールを送る際の注意点を紹介していきます。
就活中だけでなく、正しくメールを送ることは社会に出てからも必要になるので、学生のうちに基本的なマナーを覚えておきましょう。

返信はなるべく早く

企業からのメール、特に選考の日程調整など企業側を待たせる要件の際にはなるべく早く返信をするようにしましょう。
企業の人事は限られた時間の中で多くの学生と日程調整をして面接を行なっています。相手の状況に配慮し、早く返信をすることでスムーズに調整が行えるようにしましょう。

また、早く返信をすることで学生にとっても希望通りの日程で調整を行える可能性が高くなります。
より近い日程で面接を行い、どんどん選考を進めていきたい方は特に、早く返信することがおすすめです。

メールの件名は要件を端的に伝える

メールの件名は一目で内容がわかるように本文を完結にまとめましょう。
企業の人事の元には毎日たくさんのメールが届いています。
件名から重要度が判断できるようにするためにも、本文に適した件名を付けることを心がけましょう。

また、相手から送られてきたメールに返信をする場合は、メールの件名は変更せず「Re:」を残しておく方が分かりやすいです。

話し言葉ではなく書き言葉を使う

例え面接や面談で人事の方と打ち解けられた場合にも、メールでは話し言葉を使わないようにしましょう。
話し言葉でいくつか例を挙げると、「やっぱり」「~じゃない」「御社」などがあり、これらを書き言葉に変えると「やはり」「~ではない」「貴社」となります。

他にも「ら」抜き言葉や二重表現など間違った日本語を無意識で使ってしまう可能性があります。
ら抜き言葉の代表例としては可能の意味の「見られる」「食べられる」「来られる」を「見れる」「食べれる」「来れる」と書いてしまうケースが挙げられます。また、二重表現の代表例としては「受注する」「内定する」を「受注を受ける」「内定が決まる」と書いてしまうケースが挙げられます。
メールを送る前には必ず文章の見直しをして、違和感のある箇所が無いか確認してみましょう。

就活でのメールの書き方

続いて、就活でのメールの書き方を紹介します。
文章の構成は
・宛名
・挨拶
・本文
・結びの言葉
・署名
となります。

マナーを守りつつ分かりやすい文章を書くために、それぞれの内容とポイントをお伝えします。

宛名

宛名には企業名、担当者の部署名、名前を書きます。
企業名は省略せず正式名称を記載し、部署名や担当者名が分からない場合は「新卒採用ご担当者様」と書くようにしましょう。


株式会社△△
××部
〇〇様

挨拶

初めての挨拶の場合「初めてご連絡させて頂きます」を使い、それ以外は「お世話になっております」から挨拶を始めましょう。
その後、大学名、学部、学科、名前と続けて名乗るようにしましょう。


初めてご連絡させて頂きます。。
△△大学××部▢▢学科の〇〇と申します。

本文

メールの本文では結論から述べ、簡潔に書くことを意識しましょう。
伝えたいことを先に書くことで、要件が一目で分かるようになります。

例えば、「〜についてご質問をしたくご連絡致しました。」や「〜の日程調整の件でご連絡致しました。」というように、まず要点を先に書き、その後に内容の補足やメールをした経緯などを記載することで、結論ファーストになり、わかりやすい文章になります。
また、適度に改行を行うことで文章を読みやすくしましょう。


面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提案いただきました〇月〇日(〇曜)〇時に参加させていただきます。

お忙しい中、面接の日時を調整していただきありがとうございました。

結びの言葉

メールの最後には、本文の内容に合わせて、相手への感謝が伝わるような言葉を書くと良いでしょう。
「申し上げます」は「致します」よりもさらに遜った丁寧な謙譲語のため、初めてメールを送る相手には「申し上げます」を使うようにすると良いでしょう。


当日は何卒宜しくお願い申し上げます。

署名

署名には自分の名前、大学の所属、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。
また、「ー」などの記号で区切ることで、署名であることを分かりやすくしましょう。
メールの設定から署名の作成と登録ができるようになっているため、事前に設定をしておくと良いでしょう。


―――――――――――――――――――
名前
△△大学××部▢▢学科◯年
携帯電話:090-××××-××××
メール:~@rikesyu.com
―――――――――――――――――――

メールの書き方の参考例

株式会社△△
××部
〇〇様

初めてご連絡させて頂きます。
△△大学××部▢▢学科の〇〇と申します。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提案いただきました〇月〇日(〇曜)〇時に参加させていただきます。

お忙しい中、面接の日時を調整していただきありがとうございました。
当日は何卒宜しくお願い申し上げます。

―――――――――――――――――――
名前
△△大学××部▢▢学科◯年
携帯電話:090-××××-××××
メール:~@rikesyu.com
―――――――――――――――――――

まとめ

いかがでしたでしょうか。

就職活動の中でメールを使うタイミングは大きく分けて3つあり、選考の日程調整、選考結果の連絡、問い合わせをする際です。
電話は緊急度が高い場合のみ使用し、できるだけメールを使って連絡を取るようにしましょう。

メールを書くときには、分かりやすく、正しい日本語を使い、素早く返信するようにすることで、面接では伝わらないあなたの丁寧さや礼儀正しさを伝えることができます。
正しい敬語の使い方については、「就活生必見!就活で使える敬語や正しい言葉遣いをご紹介」にて詳しく書かれていますので、参考にしてください。

相手に悪印象を与えずスムーズに選考を進めるために、基本的な構成や注意点を抑え、分かりやすいメールを書くことを心がけましょう!

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